Querido leitor! Tudo o que vou falar aqui é fruto de anos de pesquisa empírica e indutiva; nada é achismo de minha parte pois achismo não é ciência e não posso brincar com esse importantíssimo assunto. Só pra você ter uma ideia de onde nasceram estes aconselhamentos, vamos aos elementos que os sustentam: a lista dos 18 (dezoito) maiores desperdiçadores de tempo, no mundo do trabalho, obedece a uma classificação baseada nas prioridades de um número representativo de relações dos causadores de desperdício de tempo, compiladas levando-se em conta os perfis de 300 gerentes, 285 administradores públicos, 200 administradores de escolas, 40 presidentes de bancos, 100 gerentes de bancos de nível médio, 47 membros da American Banking Association, 20 administradores de hospitais, 14 assistentes de administradores de hospitais, 50 cardiologistas, 50 clínicos gerais, 24 membros da Young Presidents Organization, 30 comandantes militares, 125 gerentes de nível médio de uma grande indústria de alimentos (certamente a Procter & Gambles) e 60 supervisores de primeira linha. Esta pesquisa raramente detectou exceções e realizou-se, nos anos 90, na Venezuela, México, Dinamarca, Alemanha, Hong-Kong, Bangkok, Singapura, Estados Unidos e Canadá, totalizando um universo de 1.198 PROFISSIONAIS PESQUISADOS. Seus resultados foram sendo adotados em 21 países em todo o mundo. Penso que, no Brasil, pouca gente deu ou dá valor a ela, DAÍ MINHA PREOCUPAÇÃO EM DEMONSTRAR ESSES RESULTADOS a todos os meus leitores. Vamos aos desperdiçadores, SEM ORDEM DE IMPORTÂNCIA:
1) Interrupções telefônicas: pouca gente se dá conta dos tempo que perde ao telefone, sem falar em assuntos que interessam à Organização aonde trabalha. Parentes, amigos, esposas ou maridos, namorados ou namoradas, jogar conversa fora, papo cricrica (criança, criadas e comida). Você nem sonha o quanto você joga fora de seu tempo inutilmente. Procure centrar-se em ligações no interesse do serviço.
2) E-mails pessoais: a mesma coisa do uso indevido do celular e fixos no trabalho.
3) Visitantes inesperados: não ceda à tentação de receber gente que só vai tomar seu tempo.
4) Delegação insuficiente: ao delegar alguma atribuição que é sua, para um subalterno, não esqueça de dar-lhe, além dos encargos, as informações e conhecimentos necessários para o bom desempenho do serviço que você pediu; caso contrário você vai desperdiçar seu tempo e o dele. Aproveite para aprender que, quando se delega, se dá o objetivo e a META, isto é, quando vai lhe cobrar o resultado e COBRE!
5) REUNIÕES: esse é um dos campeões. Todo mundo vive convocando e participando de reuniões quase sempre com resultados pífios. Uma reunião, dentre outros princípios aplicáveis a essa forma de trabalhar, deve ser convocada com antecedência razoável, informação da PAUTA DOS ASSUNTOS que serão tratados nela e o tempo de duração. Todos terão tempo para se inteirar do quê se vai tratar e já trazer suas contribuições. Aí a coisa anda; caso contrário, vai ser consumida em discussões paralelas, COMO SEMPRE!
6) Falta de objetivos, prioridades e planejamento: objetivos são pontos no futuro que se pretende alcançar, geralmente dentro de um certo período de tempo, que se chama META; prioridades vem do grego prior que quer dizer os primeiros. Sem conhecer o que colocar em primeiro lugar você vai sempre se perder e atirar em todas as direções. Planejamento é um processo administrativo que consiste em tomar decisões antecipadamente no tempo. Sem um planejamento, até do seu tempo, você não conhece o porto que busca alcançar e as alternativas que possui para contornar as dificuldades normais do caminho. Sem um porto pré-determinado, nenhum vento será favorável ao seu barco!
7) Gerência por crises: todo mundo adora usar a palavra PROATIVO mas a grande maioria sempre termina gerenciando as suas coisas apagando incêndios e reagindo ao fogo na sua roupa. Aí a tal da proatividade já foi pro espaço. Administrar é agir não usar declarações meramente retóricas.
8) Fazer coisas demais ao mesmo tempo: os experientes americanos dizem que first things first! Isso quer dizer: as primeiras coisas em primeiro lugar!
9) Mesa atulhada e desorganização pessoal: ninguém produz nada no caos. Claro que mesinha arrumada não significa eficácia mas, pelo menos, afasta a ineficiência (eficiência é fazer certo as coisas e eficácia é fazer as coisas certas, entendeu?).
10) Indecisão, atraso: Só existe uma coisa pior que uma decisão errada; NÃO TOMAR NENHUMA DECISÃO! Uma decisão errada, e você é humano, portanto pronto para errar, gera alguma merda nas informações gerenciais da Organização e podem ser consertadas. Nenhuma decisão, A PARALISA!
11) Incapacidade para dizer NÃO: há pessoas que dizem sim a tudo e acabam não fazendo nada. Enquanto é tempo seja honesto(a) e diga um sonoro NÃO quando ele merecer ser dito. Isso não demonstra fraqueza de sua parte, ao contrário, FIRMEZA!
12) Comunicação e informações obscuras: certifique-se que a pessoa que recebeu sua ordem direta, está realmente entendendo o que você está pedindo para ela. Peça para ela lhe explicar o quê você pediu usando suas próprias palavras. Você vai se assustar com as besteiras que vai ouvir.
13) Responsabilidade sem autoridade: delegar alguma coisa a seu subalterno pode precisar, para seu êxito, que ela seja investida da autoridade necessária para cumprir sua determinação. Caso contrário as pessoas só vão esnobá-la e ela vai entrar em parafuso!
14) Informações atrasadas inexatas: pedir determinada prioridade no cumprimento de uma Norma ou Projeto que já foi revogada ou encerrado é terrível para você e seu funcionário.
15) Falta de auto-disciplina: só depende de você ser disciplinado com você mesmo, por exemplo, tentando colocar em prática o que aprendeu aqui.
16) Tarefas deixadas por terminar: é terrível ter em cima da sua mesa 10 meias-tarefas realizadas. Conclua uma coisa de cada vez, quando depender de você mesmo esta decisão.
17) Pessoal não treinado e ineficiente: não fique esculhambando com todo mundo por não saber nem entender o que você quer. Mande treiná-los pois ninguém nasce sabendo!
18) Convivência social: ninguém trabalha comendo e tomando cerveja pois isto é para a happy hour! Não existe almoço de negócios nem reuniões em restaurantes. Intervalos são feitos para se alimentar e repousar. Depois de um churrasco regado a cerveja sua produtividade vai para seu pé.
Sei que falei muito e provavelmente poucos vão me ler. Mas quem o fizer estará lapidando um diamante puro. Simples assim!
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